Moeilijke situaties tijdens je team speech

Inhoudsopgave

• Moeilijke situaties tijdens je team speech
  • Moeilijke situaties: vragen van de teamleden 
  • Gelegenheid vragen te stellen na de team speech
  • Vraag of er vragen zijn
  • Moeilijke situaties: als je het antwoord niet weet
  • Negatieve reacties tijdens je presentatie: moeilijke situaties
  • Omgaan met moeilijke situaties en negatieve reacties
  • Focus op de geïnteresseerde teamleden
  • Negatieve reacties: hoe je kunt reageren
  • Omgaan met onverwachte situaties
  • Doorgaan met je verhaal?

Geschatte leestijd: 0 minuten

Moeilijke situaties tijdens je team speech

Als leidinggevende geef je waarschijnlijk af en toe speeches voor het team. Dat is een heel mooie manier om het team weer scherp te krijgen en te wijzen op het belang van samenwerking. 

Als er vragen vanuit het team komen is dat over het algemeen een teken dat de vragenstellers geïnteresseerd en betrokken zijn. Een positief gevolg is dat je meer contact met het teamlid en de overige teamleden krijgt. Kortom: vragen vanuit het team zijn in principe gunstig.

Als een teamlid een vraag stelt, kun je ervoor kiezen om de volgende dingen te doen. Ik geef de punten kort aan, maar ik ga er verder niet op in.

• Bedank de vraagsteller voor zijn of haar vraag en inbreng
• Behandel de vraagsteller altijd met respect
• Luister aandachtig en kijk daarbij de vraagsteller aan
• Zwijg tijdens de vraag, maar laat non-verbaal zien dat je luistert
• Herhaal de vraag hardop in je eigen woorden

Maar het kan ook nadelig zijn als het team vragen stelt. Het kan gebeuren dat een teamlid een vraag stelt over een onderwerp waar jij het helemaal niet over wilt hebben. En als leidinggevende wil je dat het team niet afgeleid wordt en volledig gefocust blijft op het onderwerp dat centraal staat.

Als een teamlid een vraag stelt over een onderwerp dat later in de presentatie nog behandeld wordt, is het verstandig om de vraag op te schrijven. Hierdoor vergeet je de vraag niet en hoeft de vraagsteller de vraag niet te onthouden. Als je erop terugkomt, bedank eerst de vraagsteller en herhaal de vraag. Geef vervolgens je antwoord.

Dynamisch en interactief

Door het stellen en beantwoorden van vragen wordt de presentatie dynamisch, actief, interactief en bruisend. Daarnaast wordt het team betrokken bij de presentatie. Als je moeite hebt om contact met het team te krijgen is een vraag een geschenk uit de hemel.

Een ander groot voordeel is dat vragen en antwoorden grappig kunnen zijn en dat dit ervoor kan zorgen dat het team in lachen uitbarst. Hierdoor wordt de sfeer wat relaxter en ontspannen. Dit kan heel fijn zijn voor het hele team. Vooral wanneer de sfeer gespannen is.

Als teamleider kun je aangeven dat het team na de presentatie vragen kan stellen. Het voordeel hiervan is dat niemand afgeleid zal worden door vragen die (nog) niet ter zake doen.

Aan het einde van de presentatie heb je als teamleider de mogelijkheid om te checken of de boodschap goed overgekomen is. Je kunt ook door het geven van voorbeelden je boodschap verduidelijken.

Het nadeel hiervan is dat het kan gebeuren dat een teamlid dat een vraag wil stellen veel moeite moet doen om deze vraag te onthouden. Hierdoor is dit teamlid meer gefocust op het onthouden van de vraag dan op het verhaal.

Een ander nadeel is dat een teamlid dat iets niet begrijpt en niets kan vragen, misschien het hele verhaal niet begrijpt.

Natuurlijk zijn vragen vanuit het team niet altijd leuk, het gebeurt ook dat het publiek weerstand heeft als het je boodschap hoort.

Afhankelijk van je doel kun je vragen of iemand een vraag heeft. Je kunt ook vragen of iemand nog iets wilt toevoegen, een opmerking heeft of een suggestie of aanvulling heeft. Hierdoor heeft elk teamlid de mogelijkheid om iets in te brengen.

Het is verstandig om na de presentatie nog even aanwezig en bereikbaar te zijn. Er zijn altijd teamleden die nog vragen hebben of nog iets aan je willen vertellen. Daar moet je als leidinggevende de tijd voor nemen. Het maakt deel uit van je presentatie. Het hoort bij teambuilding!

Hierdoor heb je ook de kans om te peilen hoe het team je voordracht ervaren heeft. En je kunt zelfs feedback vragen. Hierdoor krijg je informatie die ervoor kan zorgen dat je bepaalde zaken nog beter kunt afstemmen. 

Stel het je eens voor: tijdens de presentatie stelt een teamlid een vraag aan je. En je weet het antwoord op die vraag niet! Je weet het antwoord gewoon niet!

Zeg gewoon: “Ik weet het niet”.  Of: “Ik twijfel, ik kan het niet met zekerheid zeggen”.

Denk niet dat je hierdoor veel verliest. Integendeel: ik denk dat je heel veel wint. De teamleden hebben hier respect voor. En ze zien in dat jij als leidinggevende ook maar een mens bent en dus ook niet alles kan weten. Daarnaast word je ook nooit aangevallen. Als je iets niet weet, als je twijfelt, word je als leidinggevende nooit aangevallen. Dus wat kan er mis gaan? Volgende keer als je iets niet weet: gewoon eerlijk zijn. 

Je ziet misschien teamleden met hun armen over elkaar zitten. En je ziet medewerkers hun wenkbrauwen fronsen. Je ziet medewerkers negatieve of ongeïnteresseerde bewegingen met hun hoofd en armen maken.

Misschien zie je wel een ongeïnteresseerde blik of zie je het aan andere gezichtsuitdrukkingen. Of je hebt het gevoel dat een teamlid negatief over jou of je presentatie tegen z’n buurman praat.

Er zijn misschien nog meer aanwijzingen waardoor je de indruk krijgt dat er iemand in het team zit die ongeïnteresseerd en negatief reageert op jou als leidinggevende of op je presentatie!

Je voelt je als leidinggevende  onzeker worden. En hierdoor ga je minder uitbundig presenteren, je raffelt de presentatie af. Je slaat misschien dia’s over. En je gaat maar niet te diep in op het onderwerp waar je over spreekt.

Misschien maak je wel opmerkingen zoals:

Het lijkt me overbodig om dit uit te leggen

Dat hoef ik jullie niet uit te leggen

Dit is vanzelfsprekend

Je doel met deze opmerkingen is dat je je presentatie niet hoeft te verdiepen. Maar laten we eerlijk zijn, je wilde juist een goede presentatie geven en de gestelde doelen van de presentatie bereiken…

Het goede nieuws is dat je helemaal niet in zo’n vervelende situatie terecht hoeft te komen. Ik ga je nu vertellen hoe je om kunt gaan met het idee dat sommige teamleden liever niet naar je presentatie willen luisteren.

Natuurlijk kan het zijn dat je uit lichaamshouding en lichaamstaal van medewerkers correcte informatie haalt: sommige medewerkers vervelen zich. Aan de andere kant, je kunt het ook verkeerd interpreteren. Kijk daar dus enorm mee uit!

Stel je het volgende eens voor. Je ziet – terwijl je spreekt – dat iemand erg onderuit gaat zitten. Hierdoor krijg je de indruk dat dit teamlid niet geïnteresseerd is. Je denkt dat hij niet betrokken is bij je verhaal. Het kan zijn dat hij jou als leidinggevende vervelend vindt en zich aan de presentatie ergert. Maar het kan ook een andere oorzaak hebben.

Het zou ook kunnen dat hij erg last van zijn rug heeft. Misschien heeft hij veel pijn en trekt hij daardoor een pijnlijk gezicht. Misschien zit hij onderuit gezakt omdat hij dan minder last van zijn rug heeft. Dat kan toch? 

Wat ik wil aangeven is dat je de werkelijke oorzaak niet kent. Je kunt dus onterecht denken dat je negatieve reacties krijgt. Je kunt onterecht denken dat iemand zowel jou als spreker als je presentatie niet goed vindt.

Lichaamstaal en lichaamshouding van teamleden kun je verkeerd interpreteren. Dus ook al ogen ze misschien niet gemotiveerd, dit hoeft niet zo te zijn!

Nu wil ik je een tip geven. Je kunt iets doen als je als leidinggevende het gevoel hebt dat teamleden ongeïnteresseerd zijn. Focus dan op de geïnteresseerde teamleden.

Let niet op teamleden die je de indruk geven dat ze liever niet naar je verhaal willen luisteren. Focus je op het deel van het team dat enthousiast, betrokken en geïnteresseerd op je presentatie reageert.

Focus je op de teamleden die knikken met hun hoofd, die vragen stellen, die aandachtig luisteren en die een glimlach op hun gezicht hebben. Als je dit doet krijg je positieve feedback.

En door deze positieve feedback krijg je meer vertrouwen. En als je vertrouwen krijgt verloopt de presentatie beter! Tijdens de presentatie zul jij dan als leidinggevende groeien en je steeds fijner gaan voelen.

Een mooi neveneffect is dat er een kans is dat een aantal teamleden – die aanvankelijk niet geïnteresseerd waren – alsnog geïnteresseerd kunnen raken in het verdere verloop van je presentatie.

In sommige gevallen, situaties en omstandigheden kan het verstandig en nodig zijn om in te gaan op het gedrag of de houding van een teamlid. Je zou dan bijvoorbeeld de volgende vraag kunnen stellen:

Ben je het er mee eens?

Hierdoor zal het teamlid wellicht reageren en kun je erachter komen wat hem dwars zit. Vervolgens kun je hier verder op ingaan.

Wat vind je ervan?

Nu kom je erachter hoe het teamlid erover denkt en kun je hier ook verder op ingaan.

Hoe denk je erover?

Zo te zien denk je er anders over

Ik heb het gevoel dat je het er niet mee eens bent, klopt dat?

• Focus je op de teamleden die geïnteresseerd en aandachtig luisteren
• Lichaamstaal, lichaamsbewegingen en lichaamshouding van teamleden zijn op meerdere manieren uit te leggen. Wat je denkt te zien, hoeft niet de waarheid te zijn!
• Je kunt een teamlid een reactie ontlokken door een vraag te stellen. Hierdoor zal hij reageren waardoor jij meer informatie krijgt en hierop kunt inspelen.

Stel je voor dat een teamlid hard begint te kuchen of heel hard begint te lachen. Of er ontstaat een andere grappige, leuke of minder leuke situatie. Stel je voor dat iemand op de grond valt.

Er kan natuurlijk van alles gebeuren tijdens je presentatie. En jij als leidinggevende moet hierop anticiperen. Natuurlijk zijn er ook heel kleine dingen. Stel je voor dat iemand één keer kucht. Daar moet je als leidinggevende natuurlijk niet op ingaan. Dan ga je gewoon door met je verhaal.

Maar stel je voor dat er iets gebeurt dat werkelijk alle aandacht van de teamleden trekt.

Doorgaan met je verhaal?

Je kunt er dan voor kiezen om gewoon door te gaan met je verhaal. Hier kun je voor kiezen, maar als je hiervoor kiest is het gevolg dat het team niet met je verhaal bezig is. Het team is met het incident bezig. Ze kijken ernaar, ze luisteren ernaar, ze zijn gewoon afgeleid.

Je kunt er dan beter aan toegeven. Als er een incident plaatsvindt kun je er beter op inspringen. Lach, of zeg even niet meer. Of maak een vriendelijke, leuke of grappige opmerking. Doe in ieder geval iets. Lach mee.

Je zult zien dat als je dat doet en je het team even de tijd geeft om aandacht te geven aan datgene dat alle aandacht trekt, je daarna gelijk de aandacht weer terug kunt pakken en verder kunt gaan met je verhaal.

Dus als er iets onverwachts gebeurt, kijk dan of het iets kleins is. Als het iets heel kleins is dat de aandacht niet zo erg trekt, ga dan gewoon verder met je verhaal.

Maar als het iets is dat enorm de aandacht trekt, stop dan met je verhaal. Spring even in op het incident. Ga erop in. Bemoei je ermee. Laat zien dat je het ook gezien of gehoord hebt. En ga daarna, nadat iedereen even gelachen heeft of niet gelachen heeft, weer verder met je verhaal.