Bij een teamspeech is het belangrijk dat je de structuur van de presentatie overbrengt op de teamleden. Zorg ervoor dat de structuur van je verhaal duidelijk is voor de teamleden. Kies momenten uit waarin je aangeeft welke onderwerpen en welke hoofdstukken er behandeld gaan worden. 

Hoe duidelijker de structuur van de presentatie is, hoe beter de inhoud van je presentatie onthouden zal worden. En daardoor heb je een grote kans dat het team de boodschap oppakt. Daarom is het belangrijk om je presentatie vooraf te structureren.

Structuur aangeven met gebruiksvoorwerpen

De structuur van je verhaal is eigenlijk de “kapstok” van het geheugen. Teamleden hangen hier hun herinneringen aan op. Als de structuur niet duidelijk is, reik je de teamleden geen kapstok aan waardoor hun herinneringen aan de inhoud van je presentatie een verzameling losse fragmenten zal zijn. Het is daarom essentieel dat je de teamleden helpt bij het onthouden van je presentatie door de teamspeech duidelijk te structureren.

Om die kapstok duidelijk zichtbaar te maken voor het team, is het belangrijk om regelmatig momenten uit te kiezen waarop je een korte samenvatting geeft. Geef regelmatig aan op welke onderwerpen er al behandeld zijn en op welk punt in de presentatie je nu bent.

Om de structuur van je teamspeech te verhelderen kun je gebruiksvoorwerpen gebruiken, want zoals je waarschijnlijk wel weet worden voorbeelden over het algemeen beter onthouden

Voorbeeld: tegenslagen overwinnen

Tijdens de teambijeenkomsten heb ik het er weleens over dat elk team tegenslagen krijgt en dat het een uitdaging zou moeten zijn om de tegenslagen te overwinnen.

Vervolgens geef ik aan dat als je bewust, enthousiast en gemotiveerd te werk gaat en je een goed plan hebt, je uiteindelijk het voor elkaar krijgt, dus eigenlijk weer opstaat.

Dit illustreer ik met een Japanse Daruma pop. Een Daruma is een Japanse pop van papier-maché. Dit symbool staat voor optimisme, behalen van succes en het overwinnen van tegenslagen.

De Daruma komt weer in de oorspronkelijke positie terug als je ‘m een duwtje geeft. Ik wijs dan naar de Daruma pop en ik zeg: dit ben jij.

Dan zet ik de Daruma pop neer en ik duw de Daruma om, maar door de vorm komt de Daruma – na een aantal keer heen en weer bewegen – weer terug in de oorspronkelijke positie. En dan vervolg ik: als je gemotiveerd bent, hard werkt, doorzet en goed samenwerkt, sta je als team weer op en lukt het het team uiteindelijk!

Structuur in je presentatie: de tanden van een vork

Ook kun je huishoudelijke voorwerpen gebruiken om iets duidelijk te maken.

Vroeger heb ik een presentatie van iemand bijgewoond die bij aanvang van de presentatie een vork in de lucht stak.

Hij zei: Zoals jullie zien zitten er vier tanden aan deze vork.

Daarna vervolgde hij met: “‘De eerste tand staat voor jou als teamlid, de tweede tand staat voor het team en de derde tand staat voor het plan en de vierde tand staat voor de doelstelling”.

Door dit voorwerp en toelichting liet hij zien wat de speerpunten bij teambuilding zijn. Hierdoor werd het verhaal direct helder! Tijdens de teambuilding presentatie kwam hij steeds terug op deze tanden om te zorgen dat de structuur van de presentatie voor alle teamleden  helder was.

Denk eens na welke voorwerpen je boodschap of structuur van de presentatie kunnen verduidelijken.

Voordelen van gebruiksvoorwerpen

Het gebruik van voorwerpen tijdens een presentatie heeft nog meer voordelen. Een aantal voordelen zijn:

• Het is leuk voor de teamleden
• De boodschap wordt beter onthouden
• De boodschap krijgt meer kracht

Boodschap overbrengen aan je team

De techniek die je gebruikt en de manier van presenteren, zijn afhankelijk van een aantal factoren. Er is niet één juiste manier.

Ik zeg niet dat je geen presentatietechnieken mag gebruiken. Of dat je geen presentatievaardigheden moet opbouwen. Integendeel. Presentatietechnieken en -vaardigheden zijn uiterst belangrijk. Ze hebben bewezen dat je daardoor betere teambuilding speeches kunt geven.

Ik wil je nu een voorbeeld geven dat je laat zien dat de manier van presenteren – de dingen die je doet en niet doet – afhankelijk zijn van o.a. de situatie en de aard van de presentatie.

Humor in je speech

Humor gebruiken tijdens een teamspeech is meestal een goed idee. Hierdoor zorg je ervoor dat zowel de teamleden als jijzelf heel veel plezier krijgen. Je zorgt hiermee dat de sfeer plezierig wordt en hierdoor staan de teamleden meer open om naar je te luisteren. En hierdoor raakt je team betrokken.

Niet in iedere presentatie

Dat betekent niet dat je tijdens iedere teamspeech humor kunt gebruiken. Stel je voor dat je het hebt over dat het team zeer waarschijnlijk niet de beoogde resultaten behaalt. Is het dan gewenst en gepast dat je humor gebruikt? Ik denk het niet. Je moet dan juist geen humor gebruiken.

Aanpassen aan de situatie

Daarom is het altijd heel erg belangrijk om je aan te passen. Je moet je aanpassen aan het onderwerp van de presentatie, het doel van de presentatie en de presentatie zelf. Maar ook aan het team.